Rekisteri- ja tietosuojaseloste



Tämä on Virttaan Seudun Kyläyhdistys ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja
tietosuojaseloste. Laadittu 22.05.2018. Viimeisin muutos 24.05.2018.





1. Rekisterinpitäjä



Virttaan Seudun Kyläyhdistys ry



Mira Välimäki, puheenjohtaja, puh. 040-5423285



virttaankylayhdistys@gmail.com





2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö



Pentti Mykkänen, kirjanpitäjä, puh. 0500-765782





3. Rekisterin nimi



Jäsenrekisteri, asiakasrekisteri, työntekijärekisteri





4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus



EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen
käsittelylle on



- henkilön suostumus
(dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)



- sopimus, jossa
rekisteröity on osapuolena



- laki (yhdistyslaki)



- rekisterinpitäjän
oikeutettu etu (asiakassuhde, työsuhde)



- Henkilötietojen
käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito,
osakeyhtiölain mukaisen osakasrekisterin päivittäminen ja yhteydenpito
osakkaisiin.



Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.





5. Rekisterin tietosisältö



Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat jäsenrekisterin osalta asiakkaan
nimi ja tarvittaessa yhteystiedot. Asiakasrekisterin osalta henkilön nimi,
yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero), tiedot tilatuista
palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin
palveluihin liittyvät tiedot. Työntekijärekisterissä tallennetaan työntekijän
nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, työsuhdetta koskevat tiedot, tilinumero sekä
muut mahdolliset työsuhteen ja palkanmaksun kannalta välttämättömät tiedot.



Tietojen säilytysaika on jäsenrekisterissä jäsenyysaika, asiakas- ja
työntekijärekisterissä kolme (3) kuukautta asiakas- tai työsuhteen päättymisen
jälkeen.





6. Säännönmukaiset tietolähteet



Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseniltä jäsenmaksun yhteydessä
ja asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse,
puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista,
asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Työntekijältä tiedot saadaan työsopimuksen laatimisen yhteydessä sekä tietojen
päivittyessä henkilökohtaisissa tapaamisissa tai puhelimitse.





7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai
ETA:n ulkopuolelle



Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan
julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja ei siirretä
rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.





8. Rekisterin suojauksen periaatteet



Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla
käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään
Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta
tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä,
että tallennettuja tietoja sekä palvelimen käyttöoikeuksia ja muita
henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään
luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan
se kuuluu.





9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista



Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin
tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai
puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä
tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää
kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää
tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä
vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa
(pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).





10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet



Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien
henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla
unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten
henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee
lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää
tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä
vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa
(pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).